Guía de productividad para servidoras públicas: 6 formas para transformar tu forma de trabajar

Con demasiada frecuencia, las y los servidores públicos trabajan con sistemas burocráticos que detienen su productividad. A continuación, describimos seis formas para lograr mejores resultados sin trabajar más horas.

1. Formá buenos hábitos

Los hábitos inteligentes son la diferencia entre el éxito y el fracaso. James Clear en su libro, asegura que los hábitos deben ser: obvios, atractivos, fáciles y satisfactorios.

Robyn Scott, CEO de, recomienda un hábito transformador: “Después de cada reunión, toma 30 segundos para escribir aprendizajes clave. El hábito puede ayudarte a interpretar mejor la información, comprender las necesidades de los demás y priorizar lo importante.

2. Aprovechá el poder del correo electrónico

El correo electrónico es crucial en el trabajo de los servidores públicos, lo que hace

El correo electrónico es crucial en el trabajo de los servidores públicos, lo que hace que aprender a escribir mensajes efectivos sea fundamental. Dan Oshinsky, parte de la consultora Inbox Collective, aconseja:

a) Decide si el correo electrónico es la mejor manera de comunicar tu mensaje: Si necesitás transmitir información a través de enlaces o archivos adjuntos, el correo electrónico está bien. En la mayoría de los otros casos, hablar cara a cara o una llamada es más efectiva.

b) Deja clara tu línea de asunto: Escribe líneas de asunto específicas, como “¿Puede terminar esta investigación al final del día?” O “¡Buen trabajo con ese informe!”

c) Usá viñetas o listas numeradas: Organizá tu información claramente.

3. Eliminá las distracciones

El correo electrónico también es uno de los mayores distractores en el trabajo. El empleado promedio recibe 126 mensajes al día y dedica el 28% de su semana laboral a revisar los correos electrónicos.

David Noble, profesor de la Universidad Southern Cross, recomienda lo siguiente: Desactiva las notificaciones por correo electrónico. La interrupción constante de la llegada del correo rompe la concentración, y cada vez que sucede, toma tiempo para volver al trabajo que se estaba haciendo antes de la notificación.

El cambio comienza con la autoconciencia. Haz seguimiento de cuántas veces revisás tu correo electrónico al día y apuntá a reducir ese número significativamente. La mejor manera de hacerlo es “agrupar” tu correo electrónico eligiendo revisarlo solo en los horarios establecidos.

4. Aprendé a decir que no

Las personas comprometemos nuestro tiempo y energía al decir que sí a muchas de las tareas que se nos presentan. Vivir en una cultura de “sí” afecta a la mayoría: en el sector público a menudo sentimos la presión de ser complacientes y culpables cuando no lo somos.

Investigaciones muestran que:

• Se espera que las mujeres digan sí con más frecuencia que los hombres.
• Es más probable que las personas esperen que las mujeres sean voluntarias para trabajos administrativos en el trabajo.

En la Universidad de Nueva York se creó el “” para resolver este problema. El club brinda a las mujeres un lugar para dar y recibir consejos sobre las oportunidades que valen la pena y para que se les haga responsables de actuar en consecuencia

5. Administrá tu energía, no tu tiempo

David S. Reed, fundador del Automatizá cualquier tarea que hagas repetidamente. Comienzá por hacer una lista de los pasos que debes realizar para la tarea. Agregá hipervínculos a cada paso que abra los archivos que necesitarás con un solo clic: hojas de cálculo en las que necesitás registrar datos, listas de direcciones de personas que deberían recibir el correo electrónico de ese paso, texto repetitivo para los avisos que necesitás enviar. Ahorrarás tiempo y reducirás errores.

6. Experimentá con lo que funciona para vos

Si el enfoque tradicional del flujo de trabajo no funciona para vos, experimentá con diferentes sistemas hasta que encuentres uno adecuado.

• Tomate descansos regulares: usá la , que divide tu día de trabajo en fragmentos de 25 minutos separados por descansos de cinco minutos.
• Escribí una lista de tareas cada mañana.
• Cambiá tu escenario: aléjate de tu escritorio e intentá trabajar en una cafetería o en un área común durante unas horas.
• Si la pantalla de tu computadora te está lastimando los ojos, intentá trabajar en papel o usando notas de voz.
• Acortá las reuniones llegando a cada una con una agenda. Tratá de mantener las agendas con menos de tres elementos.